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世博局礼宾部:赠礼控制成本 还要有中国特点
http://2010.qq.com  2010年03月12日09:08   人民网    我要评论(0)

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说到礼宾接待,大多数人都认为是迎来送往,礼尚往来。在日常生活中礼宾接待被看成简单的小事,但是现在最让世博局礼宾部部长孙为民担心的事就是这所谓小事。用孙为民的话说,礼宾接待无小事。

是短板更是挑战

上海世博局礼宾部负责上海世博会期间世博园区内的外宾接待、国家馆日和荣誉日的活动安排以及日常的外事管理。在世博会6个月的184天里礼宾部将具体负责226个国家和地区馆日、国际组织荣誉日的活动安排和具体流程。这对目前只拥有50多名工作人员的礼宾部来说将是一个极大的挑战。孙为民说:“现在礼宾部面临的不是人员少的问题,而是在这50多名人员中,只有小部分曾参与过外事接待,大部分是应届毕业生或新进的公务员。这不仅对整个礼宾接待是个短板,对我们更是一个考验。”

现在离世博会开幕还有50多天,孙为民说:“礼宾部已经划分好了工作计划任务。礼宾部分为6个组,每两个组进行A、B角转换,由有经验的同志担任组长负责领导工作。这样的话也就是每两个组将负责60多个馆日的活动安排,在馆日当天工作人员要在贵宾还没有进入园区之前做好一切准备工作,在馆日所有活动结束后才能离开园区。按正常的时间安排来算,礼宾部的工作人员至少要从早上7时在园区里开始工作,晚上12时左右才能离开园区。平均每个人每天大概要工作17个小时左右,这不仅是对工作人员身体和体能的考验,也是对工作能力和责任心的极大考验。”

在礼宾部的大办公室里,每个办公桌前都是忙碌的身影,这个平均年龄不到30岁的团队将负担起整个世博园区内的外事活动安排。孙为民说:“虽然他们在外事接待上没有经验,但是他们每个人都会一门外语,在接待和交流中语言不是问题。现在关键是要在短时间内锻炼这支年轻的团队,加强其活动组织和协调的能力。”

是细节更是重点

在所有的外事活动中,礼宾部目前的工作重点是国家馆日和国际组织荣誉日的外宾接待以及活动安排。孙为民说:“虽然贵宾接待是有既定的程序和流程,但是其中的细节是没有章程可寻的。在语言交流和细节问题的处理上,更是不能出一点问题。”接待外国贵宾时礼宾部就不只是完成工作这么简单了,礼宾部所代表的是整个国家的形象,不允许出一丝差错的。

礼宾接待不是小事,这是孙为民最常说的一句话。在工作中有的看似不是个事,但有时却往往是大事、是难事。孙为民说他在接任礼宾部长时,曾经考虑过各个方面的工作,现在世博会开幕日益临近,又出现了原来都不曾认为是问题的问题。就国旗和国歌来说,这项工作要求高,时间紧,责任大,因此绝对不能有差错。有些国家的国旗相似度很高,也会带来一定的困扰。越是这样的小细节越是容易出错误,所以这些小细节就要格外注意。

在孙为民的办公室里堆满了大大小小的礼物盒,孙为民说现在让他头疼的就是赠送外国贵宾礼品的选择。赠礼的学问其实很大,赠礼既不能太小又不能太大,既不能太简单又不能太复杂,在考虑到成本的同时既要让对方喜欢,又能展现出中国的特色文化和内涵。因此选择赠礼不是一件随便的事,需要慎重考虑。

是压力更是考验

现在世博园区里大多数的展馆已经进入了外部和内部装修阶段。但是这对礼宾部来说时间还是有点紧张,因为极有可能展馆刚布展完成,世博会就要开幕了,没有时间留给礼宾部来进行活动的详情筹划和具体的路线安排。

在世博会期间预期会有7000万的参观人数,平均每天有近40万人,高峰时能达到60万人。对整个园区来说40万的参观者可能不是什么负担,但是对于出入口来说却有着很大的压力。孙为民介绍说,世博会开幕以后,每天会有外国贵宾来园参观,比如5月份将有31个国家馆日和国际组织荣誉日活动,可能将有高规格代表团出席,因此不仅要合理有序地安排贵宾入园的时间,还要加强园区的安保工作。

中国馆是园区重要的展馆之一,也是大多数参观者的必去之处。在184天里几乎天天都有国家馆日,而中国馆每日平均接待量也就在4万人左右。由于中国馆是预约参观的,在这种情况下,如何更好地安排外国贵宾和普通参观者参观中国馆,并确保其安全,是一件十分重要的工作。

在和孙为民交流的过程中,孙为民说的最多的就是礼宾接待不是小事不能出错。在这184天里,礼宾部的所有工作人员话不能说错,事不能做错,东西不能弄错,时间安排不能出错。这不仅是对每个人的考验,更是对礼宾部这个大团队的考验。

[责任编辑:joeliu]

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